Lue alta tilanteista jolloin tilitoimiston vaihto on ajankohtaista

Tilitoimisto on yksi yrittäjän tärkeimmistä kumppaneista. Hyvä tilitoimisto ei ainoastaan huolehdi kirjanpidosta ja viranomaisvelvoitteista, vaan auttaa yrittäjää ymmärtämään yrityksen taloutta, ennakoimaan tulevaa ja tekemään parempia päätöksiä.

Silti moni jatkaa samassa tilitoimistossa vuodesta toiseen, vaikka yhteistyö ei enää tunnu toimivalta.

Syynä voi olla kiire, epävarmuus vaihtoprosessista tai ajatus siitä, että “kaikki tilitoimistot ovat kuitenkin samanlaisia”. Todellisuudessa tilitoimiston vaihtaminen voi olla paljon helpompaa kuin moni ajattelee — ja oikean kumppanin kanssa se voi keventää yrittäjän arkea merkittävästi.

Tässä artikkelissa käymme läpi, milloin tilitoimiston vaihtoa kannattaa harkita ja mitä hyvältä taloushallinnon kumppanilta voi odottaa.

1. Saat raportit liian myöhään

Jos yrityksen talousluvut ovat käytössä vasta viikkoja tai kuukausia jälkikäteen, päätöksiä tehdään helposti vanhentuneen tiedon varassa.

Yrittäjän arjessa moni päätös liittyy rahaan:

• voiko investoida?
• kannattaako palkata?
• miltä kassatilanne näyttää?
• onko kasvu kannattavaa?
• paljonko ALV:tä tai veroja on tulossa maksuun?

Jos vastaukset tulevat liian myöhään, taloushallinto ei tue päätöksentekoa parhaalla mahdollisella tavalla.

Hyvä tilitoimisto auttaa pitämään kirjanpidon ajan tasalla ja tuottaa selkeää tietoa silloin, kun yrittäjä sitä tarvitsee.

2. Et ymmärrä, mitä raportit kertovat

Raportti ei auta, jos sen sisältö jää epäselväksi.

Moni yrittäjä saa kuukausittain tuloslaskelman ja taseen, mutta ei välttämättä tiedä, mitä niistä pitäisi katsoa tai miten luvut vaikuttavat yrityksen arkeen.

Hyvä kirjanpitäjä ei vain lähetä raportteja. Hän auttaa ymmärtämään niitä.

Esimerkiksi:

• mistä kulut ovat kasvaneet?
• miten kannattavuus kehittyy?
• näkyykö kassavirrassa riskejä?
• mitä tulevat verot ja maksut tarkoittavat käytännössä?
• mihin asioihin kannattaa reagoida ajoissa?

Jos tilitoimisto ei selitä lukuja ymmärrettävästi, yrittäjä jää helposti yksin tulkitsemaan omaa talouttaan.

3. Yhteydenpito on hidasta tai epäselvää

Yrittäjän ei pitäisi joutua odottamaan viikkokausia vastausta tärkeään kysymykseen.

Taloushallinnossa tulee vastaan tilanteita, joissa tarvitaan selkeä vastaus kohtuullisessa ajassa. Kyse voi olla esimerkiksi ALV:stä, laskutuksesta, palkanmaksusta, verotuksesta, vähennyksistä tai yrityksen kasvun suunnittelusta.

Jos yhteydenpito on jatkuvasti hidasta, vastaukset ovat epäselviä tai yrittäjän täytyy kysyä samaa asiaa monta kertaa, yhteistyö alkaa helposti kuormittaa.

Tilitoimiston tehtävä on helpottaa yrittäjän arkea, ei lisätä epävarmuutta.

4. Kirjanpito ei ole ajan tasalla

Ajantasainen kirjanpito on sujuvan taloushallinnon perusta.

Jos tositteita käsitellään myöhässä, raportit tulevat jälkijunassa tai määräpäivät aiheuttavat jatkuvaa kiirettä, yrittäjän on vaikea saada selkeää kokonaiskuvaa yrityksen tilanteesta.

Kun kirjanpito on ajan tasalla:

• taloustilanne näkyy selkeämmin
• ALV ja muut määräpäivät pysyvät paremmin hallinnassa
• päätöksiä ei tarvitse tehdä vanhoilla luvuilla
• viime hetken kuittistressi vähenee
• yrittäjän arki kevenee

Jos kirjanpito tuntuu jatkuvasti olevan hieman jäljessä, tilitoimiston vaihtoa kannattaa harkita.

5. Käytössä olevat työkalut tuntuvat vanhanaikaisilta

Nykyaikainen taloushallinto voi säästää yrittäjältä paljon aikaa.

Sähköiset kuitit, digitaaliset ostolaskut, automatisoidut tiliöinnit ja ajantasaiset raportit tekevät arjesta sujuvampaa, kun ne on otettu käyttöön järkevästi.

Jos nykyinen tilitoimisto toimii edelleen pitkälti paperien, sähköpostiliitteiden ja manuaalisen säätämisen varassa, yrittäjä voi joutua tekemään paljon turhaa työtä itse.

Digitaalisuus ei tarkoita sitä, että yrittäjän pitäisi opetella monimutkaisia järjestelmiä. Parhaimmillaan se tarkoittaa vähemmän paperia, helpompaa kuittien toimittamista ja parempaa näkyvyyttä yrityksen lukuihin.

6. Tilitoimisto ei ennakoi

Hyvä tilitoimisto ei ole mukana vain silloin, kun jokin on jo myöhässä.

Proaktiivinen taloushallinnon kumppani auttaa yrittäjää näkemään eteenpäin. Se voi tarkoittaa esimerkiksi:

• tulevien verojen ja maksujen ennakointia
• kassavirran seuraamista
• ALV:n ja määräpäivien muistuttamista
• palkanmaksun ja sivukulujen suunnittelua
• kasvun ja kannattavuuden seuraamista
• huomioita siitä, mihin kannattaa reagoida ajoissa

Jos tilitoimisto toimii vain reaktiivisesti, yrittäjä voi jäädä yksin ennakoimaan tulevaa.

7. Palvelu ei vastaa yrityksen nykyistä vaihetta

Yrityksen tarpeet muuttuvat ajan mukana.

Alkuvaiheessa tärkeintä voi olla peruskirjanpito, laskutus ja ALV-asiat. Kun yritys kasvaa, mukaan voi tulla työntekijöitä, palkanlaskentaa, raportointia, investointeja, rahoitusta, kassavirran seurantaa ja kannattavuuden analysointia.

Tilitoimiston pitäisi pystyä kasvamaan mukana.

Jos nykyinen palvelu ei enää vastaa yrityksen kokoon, tavoitteisiin tai arjen tarpeisiin, vaihtaminen voi olla järkevä ratkaisu.

Onko tilitoimiston vaihtaminen vaikeaa/kallista?

Moni yrittäjä lykkää tilitoimiston vaihtamista, koska pelkää sen olevan hankalaa ja kallista.

Usein vaihto on kuitenkin paljon suoraviivaisempi prosessi kuin ajatellaan.
Uusi tilitoimisto voi auttaa kartoittamaan nykytilanteen, tarvittavat aineistot, aikataulun ja siirtymän käytännön asiat.

Yrittäjän ei tarvitse osata hoitaa kaikkea yksin.

Hyvin suunniteltuna tilitoimiston vaihto voidaan tehdä hallitusti niin, että kirjanpito, raportointi ja määräpäivät pysyvät kunnossa myös siirtymän aikana.

Syystarjouksena tilitoimiston vaihto ja ensimmäisen kuukauden kirjanpito 0€!

Mitä hyvältä tilitoimistolta kannattaa odottaa?

Hyvä tilitoimisto tuo yrittäjälle enemmän kuin lakisääteisen kirjanpidon.

Sen pitäisi tarjota:

• selkeä ja ajantasainen kirjanpito
• ymmärrettävät raportit
• sujuva yhteydenpito
• modernit digitaaliset työkalut
• ennakoiva ote
• apua määräpäiviin ja viranomaisvelvoitteisiin
• tukea päätöksentekoon
• palvelu, joka sopii yrityksen kokoon ja tilanteeseen

Kun taloushallinto toimii, yrittäjän ei tarvitse jatkuvasti miettiä, onko jotain jäänyt tekemättä.

Yhteenveto: vaihto kannattaa, jos nykyinen yhteistyö kuormittaa

Tilitoimiston vaihtoa kannattaa harkita, jos nykyinen yhteistyö ei enää palvele yrityksen arkea.

Merkkejä voivat olla esimerkiksi hitaat vastaukset, vanhentuneet työkalut, myöhässä tulevat raportit, epäselvä hinnoittelu, reaktiivinen toimintatapa tai tunne siitä, että yrittäjä jää yksin talousasioiden kanssa.

Hyvä taloushallinto tuo yrittäjälle selkeyttä, aikaa ja mielenrauhaa.

Jos nykyinen tilitoimisto tuntuu enemmän rasitteelta kuin kumppanilta, voi olla oikea hetki katsoa parempi vaihtoehto.

Harkitsetko tilitoimiston vaihtoa?

Digitilitoimisto auttaa yrittäjiä, freelancereita, toiminimiä, osakeyhtiöitä ja pieniä yrityksiä tekemään taloushallinnosta selkeämpää ja sujuvampaa.

Jos mietit, olisiko aika vaihtaa tilitoimistoa, katsotaan tilanne yhdessä.

Ota yhteyttä. Laitetaan taloushallinto sujuvaksi.

Digitilitoimisto / Pluscom taloushallinto Oy

Jaakko Oikemus

Tykistökatu 6, 20520 Turku (Biocity tiedepuisto)

+358 45 6353901